Pour la plupart des managers d’entreprise, la gestion des archives documentaires constitue un véritable challenge. Dans ce contexte, si vous êtes à la recherche d’une solution informatique pour organiser de manière efficace vos documents en entreprise, pensez à un logiciel de traitement automatique des documents.
Comme l’indique son nom, cette application met en forme automatiquement votre texte. Elle permet l’uniformisation des documents. Très sollicité par les structures pour la gestion digitale de leurs sources d’information, cet outil 100 % en ligne confère de nombreux atouts. On vous dit tout.
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Plan de l'article
Une avancée vers le traitement numérique des documents
Même s’il est vrai que nous sommes à l’ère du numérique, il faut reconnaitre que cela n’est pas encore totalement effectif dans toutes les entreprises. Force est de constater que de nombreux bureaux sont toujours envahis par des documents papier en raison du fait que la transformation digitale est encore à une étape de genèse.
L’absence de certains outils dans ces entreprises ne facilite pas cette transition du format papier à celui du numérique. De ce fait, la transition devra se faire de façon manuelle ce qui constitue un travail de longue haleine nécessitant beaucoup de temps pour être achevé. Pour éviter cette situation, vous devez opter pour un logiciel de traitement automatique des documents comme le logiciel ai.
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Grâce à cet outil, vous aurez un meilleur straight through processing (STP). Il est équipé de technologies d’intelligence artificielle qui permettent la capture des données présentes sur les documents papier pour ensuite les numériser. Le processus est effectué automatiquement et vous pouvez avoir en un temps record des documents numériques.
Désormais, vous avez la possibilité de consulter vos fichiers à distance.
Un meilleur accès et une meilleure organisation des documents numériques
Il n’est pas rare de constater que la grande majorité des organisations possèdent encore des fichiers non structurés comme les documents PDF, les images, les emails et les documents commerciaux. Et est difficile, voire impossible, d’ouvrir ces documents et de les parcourir compte tenu de leur format.
En implémentant un logiciel de traitement intelligent des documents dans votre entreprise, vos fichiers non structurés vont se transformer en des documents structurés. Ce mécanisme est possible grâce aux technologies d’intelligence artificielle que possède ce type logiciel. Il s’agit de :
- un outil OCR (Optical Character Recognition) qui signifie en français reconnaissance optique de caractères ;
- un outil de RAD (reconnaissance automatique de documents) ;
- un outil de reconnaissance de codes-barres intégré,
- un outil OMR (Optical Mark Recognition) qui veut dire en français reconnaissance optique de marques et images) ;
- un outil ICR (Intelligent Character Recognition) qui signifie en français reconnaissance intelligente de caractères) ;
- la vision par ordinateur ;
- le deep et la machine learning ;
- etc.
Grâce au logiciel de traitement de texte automatique, vous n’aurez plus de problème pour consulter vos documents. Mieux, les technologies incorporées organisent les données présentes au sein de ces documents afin de vous aider à les parcourir plus aisément.
Notez également que ces technologies peuvent également classer vos documents pour vous permettre de les retrouver et archiver plus aisément.
Une économie de coûts et d’argent
Outre l’avantage technique, le logiciel de traitement intelligent des documents est également avantageux sur le plan financier. En effet, en installant cette solution, vous réduisez votre budget de dépenses concernant le poste des outils ainsi que les dépenses liées au traitement de gros volumes de données.
Vous épargnerez aussi des heures supplémentaires ou de périlleuses tâches de travail à votre personnel travaillant pour le département informatique dans le cadre du traitement des documents papier. Les opérations qui jadis nécessitaient des heures vont désormais être faites en quelques minutes. Vous bénéficiez d’un gain de temps qui contribue à la satisfaction de votre clientèle dans les délais.
