Comment rendre un espace de travail bureautique accessible à distance ?

Les habitudes de connexion ayant subi de nombreux changements, les utilisateurs se tournent dorénavant vers le télétravail. Ils peuvent de ce fait remplir leurs tâches professionnelles du quotidien en étant chez eux, simplement à partir d’un ordinateur et d’une connexion internet.

Ce mode de travail a connu un essor notamment pendant la crise sanitaire du COVID 19. Le Cloud computing se présente ainsi comme une solution adaptée puisqu’il permet de créer un environnement adapté à la mobilité des employés. Voici comment s’y prendre afin de rendre un espace de travail bureaucratique accessible à distance.

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Simplifier l’accès aux données avec le Cloud

Le Cloud se présente comme étant un système de sauvegarde favorisant l’accès à distance à l’ensemble des fichiers qui y sont hébergés. Quand vous avez des employés en télétravail, il vous incombe de prendre les dispositions nécessaires afin de s’assurer de leur productivité. En choisissant un hébergement Cloud Orange Business, vous leur permettez de consulter les documents nécessaires à l’exécution de leurs tâches quotidiennes.

Grâce aux applications dédiées, vos collaborateurs peuvent accéder aux données de l’entreprise dont ils ont besoin afin d’exercer leur travail normalement. Il vous suffit tout simplement d’avoir une bonne connexion internet pour pouvoir se connecter au cloud privé, et donc accomplir votre travail depuis votre domicile ou d’autres endroits. En plus d’améliorer la productivité, cela garantit également la satisfaction au travail.

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Par ailleurs, les risques de perte de données sont réduits même si l’ordinateur d’un collaborateur tombe en panne. En d’autres termes, les dossiers sont hébergés sur un serveur à distance et celui-ci peut récupérer les informations nécessaires en se connectant via un autre appareil.

Il existe des experts du domaine qui accompagnent les entreprises dans la virtualisation de leurs espaces de travail.

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Un écosystème sécurisé pour un travail collaboratif à distance

Le cloud computing octroie une protection optimale aux données de votre société. Vos fichiers sont effectivement stockés de façon sécurisée à l’aide de plusieurs mécanismes à l’image des pares-feux, du monitoring des systèmes ou encore des droits d’accès.

Avec le journal vous serez toujours tenu en alerte si un fichier a été consulté ou modifié. Sans oublier que vous bénéficiez d’une mise à jour automatique de vos systèmes d’application et logiciels. Ce qui assure par conséquent la protection de vos équipements contre les dernières vulnérabilités.

Le cloud computing vous met également à l’abri des hackers et des violations de données. Prendre la décision d’externaliser sa sauvegarde de données, c’est recourir aux services d’experts dans le domaine qui prennent très au sérieux la sécurité numérique des entreprises dans un milieu où les potentielles menaces sont en constante progression.

Gagner de l’espace

Le cloud vous offre une flexibilité dont vous ne pourrez pas bénéficier lorsque vous devez posséder votre propre matériel sur le site. La société se libère ainsi de nombreuses contraintes, plus particulièrement les investissements relatifs à l’acquisition de serveurs, à l’augmentation de la capacité de stockage, au renouvellement de licences de logiciels…

Vous n’aurez qu’à louer l’espace nécessaire à son bon fonctionnement et réclamer plus de stockage, de bandes passantes ou d’options, au fur et à mesure que la société se développe.

Optimiser les outils de communication pour une meilleure productivité à distance

Travailler à distance implique de rester connecté avec ses collègues et partenaires, tout en étant capable de communiquer efficacement. Il faut de la communication pour maintenir une productivité élevée.

La messagerie instantanée telle que Slack ou Microsoft Teams vous permet de discuter rapidement avec vos collègues sans avoir besoin d’un appel vidéo ou téléphonique. Les appels vidéo sont aussi des outils essentiels pour la collaboration à distance. Des applications telles que Zoom, Skype for Business ou Google Meet offrent un support audio et vidéo stable pour des réunions en ligne.

Le partage cloud est aussi critique lorsqu’il s’agit de travailler sur des documents collaboratifs, car il permet aux membres d’une équipe distante d’accéder facilement aux fichiers dont ils ont besoin depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Les plateformes telles que Dropbox, OneDrive et Google Drive sont parfaitement adaptées à ce type de collaboration.

Les logiciels VPN (Virtual Private Network) rendent possible l’utilisation sécurisée du réseau corporatif même loin du bureau physique. Lorsque vous travaillez sur un VPN, toutes vos données seront cryptées afin qu’aucune donnée sensible ne soit interceptée par une personne malveillante.

Optimiser les outils de communication peut être le facteur clé qui fait toute la différence entre une entreprise réussissant dans son expérience du travail distant et celle qui peine à maintenir sa productivité.

Adapter l’environnement de travail aux besoins spécifiques des travailleurs à distance

Travailler à distance peut être un avantage pour certains employés, mais cela peut aussi poser des défis en termes d’adaptation de l’environnement de travail aux besoins spécifiques des travailleurs distants. Les entreprises doivent veiller à ce que les membres de leur équipe soient confortables et productifs.

Les différents types d’écrans, par exemple, peuvent avoir une grande influence sur la qualité du travail. Si les employés travaillent souvent avec plusieurs fenêtres ouvertes simultanément, il faut qu’ils puissent passer la journée sans souffrir de douleurs musculaires.

Des outils tels qu’Airbnb for Workspaces, le service Entreprises Google Workspace (anciennement G Suite) ou Slack Facilities Manager offrent aux entreprises la possibilité non seulement de surveiller leurs bureaux physiques pour s’assurer qu’ils sont propres et bien entretenus, mais aussi d’accueillir virtuellement leurs collaborateurs dans leur environnement professionnel grâce notamment à l’introduction récente de salles virtuelles personnalisables, permettant ainsi une plus grande immersion dans l’environnement professionnel.

L’adaptation de l’environnement de travail est essentielle pour que les travailleurs distants soient confortables et productifs tout au long de la journée.

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