Pour la plupart des managers d’entreprise, la gestion des archives documentaires constitue un véritable challenge. Dans ce contexte, si vous êtes à la recherche d’une solution informatique pour organiser de manière efficace vos documents en entreprise, pensez à un logiciel de traitement automatique des documents.
Comme l’indique son nom, cette application met en forme automatiquement votre texte. Elle permet l’uniformisation des documents. Très sollicité par les structures pour la gestion digitale de leurs sources d’information, cet outil 100 % en ligne confère de nombreux atouts. On vous dit tout.
A lire également : Comment mieux organiser ses documents sur le bureau de son ordinateur
Plan de l'article
- Une avancée vers le traitement numérique des documents
- Un meilleur accès et une meilleure organisation des documents numériques
- Une économie de coûts et d’argent
- Une réduction des risques d’erreur et une amélioration de la précision des données
- Une augmentation de la productivité et une diminution des délais de traitement
Une avancée vers le traitement numérique des documents
Même s’il est vrai que nous sommes à l’ère du numérique, il faut reconnaitre que cela n’est pas encore totalement effectif dans toutes les entreprises. Force est de constater que de nombreux bureaux sont toujours envahis par des documents papier en raison du fait que la transformation digitale est encore à une étape de genèse.
L’absence de certains outils dans ces entreprises ne facilite pas cette transition du format papier à celui du numérique. De ce fait, la transition devra se faire de façon manuelle ce qui constitue un travail de longue haleine nécessitant beaucoup de temps pour être achevé. Pour éviter cette situation, vous devez opter pour un logiciel de traitement automatique des documents comme le logiciel ai.
A découvrir également : Optimiser son entreprise d'impression : les meilleures solutions pour la vente, location, et maintenance de traceurs
Grâce à cet outil, vous aurez un meilleur straight through processing (STP). Il est équipé de technologies d’intelligence artificielle qui permettent la capture des données présentes sur les documents papier pour ensuite les numériser. Le processus est effectué automatiquement et vous pouvez avoir en un temps record des documents numériques.
Désormais, vous avez la possibilité de consulter vos fichiers à distance.
Un meilleur accès et une meilleure organisation des documents numériques
Il n’est pas rare de constater que la grande majorité des organisations possèdent encore des fichiers non structurés comme les documents PDF, les images, les emails et les documents commerciaux. Et est difficile, voire impossible, d’ouvrir ces documents et de les parcourir compte tenu de leur format.
En implémentant un logiciel de traitement intelligent des documents dans votre entreprise, vos fichiers non structurés vont se transformer en des documents structurés. Ce mécanisme est possible grâce aux technologies d’intelligence artificielle que possède ce type logiciel. Il s’agit de :
- un outil OCR (Optical Character Recognition) qui signifie en français reconnaissance optique de caractères ;
- un outil de RAD (reconnaissance automatique de documents) ;
- un outil de reconnaissance de codes-barres intégré,
- un outil OMR (Optical Mark Recognition) qui veut dire en français reconnaissance optique de marques et images) ;
- un outil ICR (Intelligent Character Recognition) qui signifie en français reconnaissance intelligente de caractères) ;
- la vision par ordinateur ;
- le deep et la machine learning ;
- etc.
Grâce au logiciel de traitement de texte automatique, vous n’aurez plus de problème pour consulter vos documents. Mieux, les technologies incorporées organisent les données présentes au sein de ces documents afin de vous aider à les parcourir plus aisément.
Notez également que ces technologies peuvent également classer vos documents pour vous permettre de les retrouver et archiver plus aisément.
Une économie de coûts et d’argent
Outre l’avantage technique, le logiciel de traitement intelligent des documents est également avantageux sur le plan financier. En effet, en installant cette solution, vous réduisez votre budget de dépenses concernant le poste des outils ainsi que les dépenses liées au traitement de gros volumes de données.
Vous épargnerez aussi des heures supplémentaires ou de périlleuses tâches de travail à votre personnel travaillant pour le département informatique dans le cadre du traitement des documents papier. Les opérations qui jadis nécessitaient des heures vont désormais être faites en quelques minutes. Vous bénéficiez d’un gain de temps qui contribue à la satisfaction de votre clientèle dans les délais.
Une réduction des risques d’erreur et une amélioration de la précision des données
Au-delà des avantages financiers, le logiciel de traitement automatique des documents offre aussi une réduction des risques d’erreurs et une amélioration de la précision des données. En effet, lorsqu’un travail est fait manuellement, il y a souvent des erreurs humaines qui se glissent dans les résultats obtenus.
Le traitement automatisé permet donc d’améliorer considérablement l’exactitude des résultats en évitant les erreurs humaines. Il assure aussi la meilleure qualité possible du contenu extrait à partir du document original. Les algorithmes complexes utilisés pour le traitement intelligent sont capables de reconnaître et d’extraire toutes sortes de données contenues dans un document : noms, dates, adresses ou même codes-barres.
Cette solution garantit ainsi que toutes vos informations sont traitées correctement avec une précision accrue par rapport au traitement papier traditionnel. Vous pouvez avoir confiance en ce qui concerne la fiabilité et l’intégrité des informations traitées grâce aux capacités exceptionnelles offertes pour votre entreprise par le logiciel de traitement automatique.
Une augmentation de la productivité et une diminution des délais de traitement
En plus de l’amélioration des résultats et de la réduction des erreurs, le logiciel de traitement automatique des documents offre aussi une aide efficace pour optimiser les processus métier. Effectivement, le traitement automatisé permet d’accélérer considérablement les délais de traitement. Les temps consacrés à la saisie manuelle et à la recherche d’informations peuvent être considérablement réduits grâce au logiciel qui traite automatiquement toutes ces informations.
Cela signifie que votre entreprise peut gagner beaucoup en termes d’efficacité opérationnelle, car vous pouvez traiter plus rapidement un volume important de données ou encore générer plus rapidement une facture client si nécessaire. Il est donc clair qu’un logiciel intelligent n’est pas seulement capable d’exécuter des tâches complexes très rapidement, mais aussi avec précision.
L’utilisation du traitement automatisé garantit aussi une meilleure collaboration entre plusieurs services dans l’entreprise. Avec cette solution, il est possible de partager facilement les données extraites depuis différents ordinateurs sans avoir recours aux échanges par e-mail ou à la paperasse traditionnelle.
La productivité s’en trouve ainsi accrue tandis que les coûts inhérents à ces échanges sont fortement diminués. Ce type de solutions logicielles offre un autre avantage non négligeable : elles évitent aux collaborateurs concernés les tâches fastidieuses et routinières liées au travail papier tout en leur donnant davantage de temps pour se concentrer sur leurs activités principales : améliorer le produit ou le service de l’entreprise.
