L’ERP ou l’entreprise resource planning, appelé aussi progiciel de gestion intégré ou PGI est de nos jours présenté comme un élément indispensable pour une entreprise moderne. Pour certains, cette indispensabilité s’explique plus par le fait que le programme permet la gestion d’un ensemble des processus opérationnels. Même si votre entreprise est convaincue par les avantages que peuvent vous apporter l’utilisation d’un ERP, son intégration au sein d’une petite structure n’est pas si simple. Voici nos conseils pour réussir son intégration.
Déterminer ses objectifs et faire un diagnostic
Si vous êtes convaincu que l’ERP peut optimiser le fonctionnement de votre entreprise, c’est que quelque part, il y a quelque chose qui ne fonctionne pas comme vous voulez et qu’il y a des objectifs que vous voulez atteindre. Il faut alors pointer du doigt ces éléments qui ne tournent pas bien dans votre environnement de travail actuel. Par la même occasion, vous devez comprendre le fonctionnement de votre structure en vous penchant sur chaque processus et méthodes. Vous pourrez ainsi mieux voir ce que vous pourrez améliorer sur le moment et sur le long terme. Pour ces deux actions, n’hésitez pas à solliciter vos collaborateurs en demandant leurs avis et en recueillant leurs besoins. Là, vous pouvez déjà leur préparer à un éventuel changement.
Faire le bon choix de sa solution ERP et de l’entreprise spécialisée
Beaucoup d’entreprises définissent à l’avance l’ERP dont elles ont besoin et font la sélection sur le marché. Ce n’est pas une mauvaise idée, mais il serait judicieux de faire passer le choix de l’entreprise spécialisée en solutions ERP avant le choix de l’ERP lui-même. Lorsque vous avez le bon prestataire à vos côtés, vous pourrez profiter des conseils de ce dernier pour faire le bon choix du bon ERP. Il pourra même intervenir pour faire un audit et pour vous apporter des recommandations par rapport à l’intégration de l’ERP choisi.
Mettre en place une équipe projet et l’ERP
La réussite de l’intégration de l’ERP comme le logiciel Sage X3 repose aussi en partie sur l’équipe interne qui se consacre à la mise en place de ce projet. En effet, on parle ici d’un projet et il faudrait une équipe en interne qui assure le pilotage de sa mise en place. Même si l’entreprise spécialisée vous accompagne, vous devez constituer une équipe de quatre ou cinq personnes avec un chef de projet. C’est cette équipe qui s’activera pour communiquer, et ce, avant même le début du changement.
Voilà, vous pouvez installer votre ERP. Pour ceci, vous devez vous assurer que votre infrastructure informatique supporte l’ERP. Il faudra par la suite procéder au paramétrage, à la migration des données, aux tests et au déploiement technique de l’ERP. Même si on a déjà réalisé des tests lors de l’installation de l’ERP, vous devez continuer les tests dans les jours qui suivent l’installation pour repérer les éventuels problèmes.
La réussite de l’intégration de l’ERP au sein des moyennes et grandes entreprises continue aussi avec la formation. Oui, vos collaborateurs, notamment tous les utilisateurs de ce progiciel devront connaître l’outil pour l’utiliser optimalement et pour profiter de ses avantages. Normalement, le prestataire auprès duquel vous avez pris l’ERP s’occupe de cette formation.
