La photocopieuse est un matériel de travail incontournable en entreprise, permettant la reproduction de documents sur un support papier. Malgré le développement du numérique où l’on cherche à dématérialiser tous les supports, le papier détient toujours une place prépondérante dans les tâches quotidiennes du monde du travail.
Mieux, les concepteurs ont su s’inspirer de ce vent du digital pour perfectionner les photocopieuses. Il existe donc une diversité de modèles et nous abordons dans cet article, quelques critères importants pour bien opérer son choix.
Modèle analogique ou numérique ?
Le modèle analogique est basé sur la technologie de la xérographie encore appelée electrophotographie. Il permet une reproduction de bonne qualité, mais ne peut être connecté à un réseau local : ce qui fait que cette machine est réservée à un usage personnel. Cependant, elle a le mérite d’être plus pratique du fait de sa taille.
Quant à la photocopieuse numérique, elle utilise une technique de balayage du document au laser, le scanne et le reproduit au nombre d’exemplaires voulu. L’image est plus nette. Contrairement à l’analogique, la photocopieuse numérique se connecte au réseau local ou wifi et peut cumuler certaines fonctionnalités pratiques comme l’impression, le scannage, le fax, la commande à distance grâce à internet, l’agrafage automatique pour gagner du temps, les copies recto verso pour économiser du papier et le tri des documents.
Nous déduisons donc que la photocopieuse numérique est celle qui est adaptée en entreprise puisqu’une seule peut être utilisée par tous les employés grâce à la connexion au réseau de l’entreprise et elle représente un package tout-en-un permettant de se passer d’autres appareils.
Photocopieuse couleur ou blanc noir ?
Tout dépend ici des besoins d’impression de l’entreprise. La machine blanc noir est plus rapide, peu couteuse, et économique du point de vue de la maintenance. Par contre, la photocopieuse couleur est couteuse et sa vitesse d’impression moins rapide.
Si les impressions en couleur ne sont donc pas déterminantes pour l’entreprise, il serait plus intéressant que cette dernière opte pour une machine blanc noir.
Acheter neuf ou louer ?
Ce dernier point est très important puisqu’il traite du budget que l’entreprise est prête à allouer à une telle dépense. La photocopieuse numérique, qui semble être la mieux adaptée en entreprise, est nettement plus couteuse que la machine analogique. Elle devient encore plus couteuse en fonction des fonctionnalités qu’elle intègre. L’achat d’un matériel neuf peut donc sérieusement éprouver la comptabilité de l’entreprise.
Toutefois, elle a l’avantage d’être moins chère que la location et de permettre à l’entreprise d’être propriétaire et de n’avoir pas de compte à rendre. Malgré cet avantage, la location est la formule adoptée par la majorité des entreprises. En effet, la dépense, bien que plus élevée, est échelonnée sur toute la durée de la location et l’entreprise est bien capable d’y faire face. Aussi, le contrat de location inclut déjà les frais de maintenance et offre la possibilité de changer de machines en cours de contrat : ce qui permet aux entreprises de profiter des innovations technologiques apportées sur les photocopieuses.
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